Meklēšanas josla atgriežas Office tīmekļa lietotnēs tagad

Gadu garumā kaut kas dīvaini vienkāršs trūka Microsoft tīmekļa versijas Office lietotnēs. Ne sarežģīta mākslīgā intelekta funkcija. Ne kāda progresīva automatizācija. Tikai meklēšana.

Ja atvērtu Word Online, Excel Online vai PowerPoint Online, saskarne izskatījās pietiekami skaidra — augšpusē paraugi un veidnes, zemāk nesenie dokumenti, un pāri lapai stiepās galvene ar lielu, daļēji neizmantotu vietu. Tomēr, mēģinot ātri atrast failu pēc nosaukuma, lietotājs nonāca pie mazas, bet traucējošas problēmas: meklēšanas josla nebija tur, kur to parasti gaidīja.

Tā vietā, lai atrastos izcili galvenē tāpat kā lielākajā daļā mūsdienu produktivitātes risinājumu, meklēšana bija bīdīta zemāk lapā. Vieglāk pamanāma kļuva retāk. Vēl vieglāk aizmirstama. Cilvēkiem, kuri pārvaldīja desmitiem vai simtiem dokumentu Microsoft 365 vidē, šī nelielā dizaina izvēle klusi palēnināja darba ritmu.

Tagad Microsoft beidzot labo šo trūkumu.

Meklēšanas josla pārvietojas tur, kur tai vienmēr jābūt

Microsoft ir sākusi izvietot pārdizainētu galveni savām Office tīmekļa lietotnēm, kurā meklēšanas lauks atrodas tieši lapas augšpusē. Tas šķiet niecīgs solis. Praktiski tas maina to, cik ātri lietotāji spēj pārvietoties pa saviem failiem.

Jaunā meklēšanas josla darbojas tieši tā, kā paredzēts. Sāciet rakstīt dokumenta nosaukumu un uzreiz parādās ieteikumi. Reģistrētie faili, atbilstoši virsraksti un saistītie dokumenti parādās reāllaikā. Noklikšķiniet uz rezultāta un fails atveras acumirklī.

Nav vajadzības ritināt. Nav jāmeklē pa saskarni. Vienkārši ierakstiet un dodieties.

Vēl jo vairāk, šī izmaiņa atgādina par to, cik acīmredzams risinājums šķiet, raugoties no malas. Galvenē Word, Excel un PowerPoint Online jau ilgi bija daudz neizmantotas vietas — galvenokārt paredzētas pārejai starp Microsoft lietotnēm un konta vadības elementiem. Meklēšanas pievienošana tur vairāk šķiet kā saprāta atjaunošana dizainā nekā jauna funkcija.

Lietotājiem, kuri uzticas Office pārlūkprogrammā, šī uzlabošana klusējot var atņemt dažas sekundes no ikdienas uzdevumiem. Šīs sekundes ātri summējas, ja jūsu darba plūsma griežas ap mākonī saglabātiem dokumentiem OneDrive vai failiem, kas koplietoti Microsoft 365 komandās.

Izmaiņa arī tuvina tīmekļa lietotnes uzvedību tam, ko lietotāji jau gaida no citiem risinājumiem. Piemēram, Google Docs savā saskarnē redzami izceļ meklēšanu. Daudzi mūsdienu SaaS rīki uzskata meklēšanu par centrālo navigācijas metodi, nevis sekundāru funkciju.

Microsoft, šķiet, virzās šajā virzienā.

Patlaban atjauninātā galvene ar integrēto meklēšanu vispirms tiek izvērsta komerciāliem Microsoft 365 klientiem. Uzņēmumi un korporatīvie lietotāji to sāks redzēt Word, Excel un PowerPoint tiešsaistes portālos. Patērētāju konti, visticamāk, sekos vēlāk, taču Microsoft nav sniedzis precīzu laika grafiku.

Šis nav spožākais atjauninājums, ko kompānija ir veikusi savā produktivitātes komplektā. Nav mākslīgā intelekta palīgu. Nav dramatiska dizaina pārveidojuma. Vienkāršs lietojamības uzlabojums, kas, iespējams, būtu bijis jābūt pieejams jau no sākta gala.

Tomēr dažkārt visievērojamākās uzlabošanas ir tie klusie soļi — tie, par kuriem pēc nedēļas vairs nedomā, jo viss pēkšņi šķiet ātrāk un vienkāršāk.

Kā darbojas jaunā meklēšanas josla

Jaunā meklēšanas josla savieno vairākus tehniskus un lietotāja pieredzes elementus, lai nodrošinātu ātru, precīzu piekļuvi dokumentiem. Galvenie komponenti ir šādi:

• Reāllaika ieteikumi: kad sākat ierakstīt, sistēma izmanto indeksēšanu un iepriekšējās aktivitātes (piemēram, nesen atvērtos failus), lai piedāvātu sarakstu ar atbilstošiem rezultātiem.
• Relevances rangu mehānisms: rezultāti tiek kārtoti pēc to atbilstības, ko nosaka tādi faktori kā pēdējā piekļuve, faila koplietošana komandā un atslēgvārdu atbilstība nosaukumam vai saturam.
• OneDrive un Microsoft Graph integrācija: meklēšana aptver jūsu mākonis krātuvi OneDrive, Microsoft 365 grupu failus un dokumentus, kas ir kopīgoti ar jums vai jūsu komandām, pateicoties Microsoft Graph datu saišu izmantošanai.
• Atvēršana un priekšskatījums: rezultātus var atvērt tieši no meklēšanas joslas vai skatīt ātru priekšskatījumu, pirms pilnībā ielādējat dokumentu.

Šāda pieeja aptver gan pamata teksta meklēšanu pēc faila nosaukuma, gan mēreni sarežģītāku atbilstības mehanismu, kurā konteksts un līdzšinējā darbība ietekmē rangu. Tas nozīmē, ka meklēšana vairs nav tikai rindu skaitīšana pēc tādas pašas virknes, bet gan nodrošina kontekstuālus rezultātus, kas atbilst reālajām vajadzībām.

Risinājums reaģē uz lietotāja ieradumiem

Viena no praktiskajām priekšrocībām ir spēja mācīties no lietotāja darbībām. Ja konkrēts faila tips vai noteikta projekta dokumenti tiek regulāri atvērti, meklēšanas ieteikumu sarakstā tie var parādīties augstāk. Tas saīsina laiku, kas nepieciešams, lai atrastu atkārtoti izmantotus resursus.

Datu konfidencialitāte un piekļuve

No drošības viedokļa meklēšanas rezultāti tiek filtrēti atbilstoši lietotāja piekļuves tiesībām. Tas nozīmē, ka jūs neredzēsiet saturu, uz kuru jums nav piekļuves, pat ja tas atbilst meklēšanas vaicājumam. Šāda pieeja savieno privātuma prasības ar ērtības principu.

Kāpēc šī izmaiņa ir nozīmīga produktivitātei

Pat ja izmaiņa izskatās vizuāli neliela, tās ietekme uz darba procesiem var būt būtiska. Šeit ir galvenie ieguvumi, ko var sagaidīt:

• Ietaupīts laiks: ātrāka failu atrašana nozīmē mazāk pārslēgšanās starp logiem un mazāk laika, kas pavadīts ritinot vai meklējot mapēs.
• Samazināts kognitīvais slogs: ja navigācija kļūst intuitīvāka, lietotāji var koncentrēties uz saturu, nevis uz instrumentiem.
• Lielāka saskaņa komandā: centralizēta meklēšana, kas integrē OneDrive un koplietotos dokumentus, padara resursu atrašanu vienkāršāku visai komandai.
• Saskaņotāka pieredze: vienota meklēšanas atrašanās vieta līdzinās citām platformām, kas samazina apmācības laiku un neskaidrību par darbplūsmu.

Šie ieguvumi īpaši nozīmīgi kļūst organizācijām, kurās darbs norit lielā apjomā — piemēram, juridiskās, finanšu vai izglītības jomās, kur dokumentu skaits var sasniegt tūkstošiem. Pat dažas sekundes, kas ietaupītas uz vienu meklējumu, skalā pārvēršas stundās ietaupīta laika mēneša vai gada griezumā.

Rēķināšana reālajā vidē

Uzņēmumos ar aktīvu sadarbību un koplietošanu meklēšanas efektivitāte var tieši ietekmēt komandas ātrumu. Tīkla laiki, dokumentu indeksēšana un atbilstošs rangu pēcapstrādes mehānisms nosaka, cik bieži meklēšana patiešām saīsina laiku. Microsoft mērķis ir nodrošināt konsekventu pieredzi, kurā meklēšanas joslas stāvoklis un rezultātu kvalitāte pastāvīgi atbilst lietotāju sagaidāmam līmenim.

Salīdzinājums ar citām platformām

Daudzi konkurējoši produkti jau kādu laiku uzskata meklēšanu par galveno navigācijas rīku. Google Docs un citi kopstrādes rīki meklēšanu parasti izvieto redzamā vietā, iekļaujot spēcīgas ieteikumu un filtrēšanas iespējas.

Šādai pieejai ir divi galvenie ieguvumi:

• Vienkāršāka adaptācija jauniem lietotājiem: cilvēki, kuri pāriet no citas platformas, jūtās ātrāk ērti, ja meklēšanas pozīcija ir pazīstama.
• Standartizēta darba plūsma: meklēšana kļūst par punktu, no kura sākas lielākā daļa dokumentu atrašanas un atvēršanas darbību.

Microsoft jaunā pieeja samazina plaisu starp tīmekļa Office un citiem ražotājiem, bet tajā pašā laikā saglabā platformas integrāciju ar Microsoft specifiskajiem servisiem, piemēram, OneDrive, SharePoint un Microsoft Teams.

Izstrādes un tehniskie aspekti

Lai nodrošinātu ātru un uzticamu meklēšanu, pastāv vairāki tehniskie izaicinājumi, kurus risina izstrādātāji:

• Indeksēšanas stratēģijas, kas attiecas gan uz saturu, gan metadatiem.
• Kešošana un reaģēšanas laika samazināšana, lai ieteikumi parādītos uzreiz, rakstot vaicājumu.
• Drošības filtrēšana, kas nodrošina, ka meklēšanas rezultāti vienmēr atbilst lietotāja piešķirtajām piekļuves tiesībām.
• Skalējamība uzņēmumu līmeņa lietotājiem, kuriem ir liels faili daudzums un daudzi vienlaicīgi pieprasījumi.

Daudzi no šiem risinājumiem balstās uz Microsoft mākoņu infrastruktūru un Microsoft Graph API, kas ļauj sasaistīt lietotāju aktivitātes, failu metadatus un lietotāja attiecības komandā, lai uzlabotu rezultātu kvalitāti.

Kas mainās uzņēmumiem un administratoriem

Administratori uzņēmumos var sagaidīt dažas praktiskas sekas:

• Gadījumā, ja organizācijā ir īpašas politikas attiecībā uz failu indeksēšanu un meklēšanu, būs jāizvērtē, kā jaunā galvene ietekmē esošās iestatījumu politikas.
• Apmācība darbiniekiem var būt minimāla, ja meklēšanas vieta kļūst intuitīva un atbilst citu rīku pieredzei.
• Uzraudzības un auditēšanas iespējas joprojām saglabā vērtību, lai nodrošinātu atbilstību iekšējām un nozares prasībām.

Kopumā šis atjauninājums vairāk attiecas uz lietotāja pieredzes uzlabošanu nekā uz drošības vai atbilstības arhitektūras būtisku maiņu, tomēr ir svarīgi, lai IT komandas saprot, kā meklēšanas dati tiek glabāti, indeksēti un kontrolēti.

Praktiski ieteikumi lietotājiem

Lai maksimāli izmantotu jauno meklēšanas joslu, lietotājiem ir vērts ņemt vērā dažus vienkāršus padomus:

• Izmantojiet konsekventus failu nosaukumus un metadatus — tas uzlabo meklēšanas rezultātu precizitāti.
• Saglabājiet dokumentus saprotamās mapēs vai izmantojiet atbilstošus atzīmes (tags), ja platforma to atbalsta.
• Skatiet ieteikumus un priekšskatījumus pirms pilnas atvēršanas — tas var paātrināt darbu, īpaši, ja strādājat ar līdzīgi nosauktiem failiem.
• Pārliecinieties, ka saprotat, kuri dokumenti ir koplietoti ar jums — meklēšana aptver tikai tos failus, uz kuriem jums ir piekļuve.

Šie vienkāršie ieradumi ne tikai uzlabo meklēšanas pieredzi, bet arī vispārējo meklējamo informācijas pārvaldību jūsu Microsoft 365 telpā.

Prognozes un nākotnes iespējas

Ir saprotams, ka Microsoft neapstāsies pie vizuālas pārvietojuma. Jaunais meklēšanas laukums var kļūt par pamatu tālākām funkcionalitātēm, piemēram:

• Intensīvāka integrācija ar AI ieteikumiem, lai meklēšana atpazītu saturu nozīmīgā kontekstā un pat ieteiktu darbības (piemēram, atjaunināt datus vai apkopot kopsavilkumu).
• Uzlabota filtrēšana un atslēgvārdu meklēšana dokumenta saturā, ne tikai nosaukumos.
• Personiskie darba skati, kas kombinē meklēšanas rezultātus ar uzdevumu sarakstiem un kalendāra notikumiem, lai veidotu kontekstuālu darba vidi.

Šīs funkcijas varētu padarīt meklēšanas laukumu par tiešraides centra elementu, no kura sākt lielāko daļu ikdienas darbību Office tīmekļa vidē.

Noslēgums

Dažkārt izmaiņas, kas sākotnēji šķiet niecīgas, izrādās visefektīvākās. Microsoft izvēle pārvietot meklēšanas joslu uz galveni ir tieši tāds piemērs: vienkārša, loģiska korekcija, kas uzlabo ikdienas darba ritmu. Ne viss digitālais progres is jābūt dramatisks — reizēm pietiek ar labāku elementu izvietojumu, lai uzlabotu produktivitāti un lietotāju apmierinātību.

Pāreja uz šādu pieeju arī demonstrē plašāku tendenci — meklēšanu padarīt par centrālo navigācijas instrumentu, kas savieno cilvēkus ar saturu tādā veidā, kā tas ir visefektīvākais. Kad meklēšana darbojas ātri un uzticami, ikdienas darbplūsma kļūst plūstošāka, un lietotāji var veltīt vairāk laika radošajiem un stratēģiskajiem uzdevumiem.

Aplūkojot šo atjauninājumu kopumā, var secināt — vienkārši risinājumi, kas ņem vērā lietotāja ieradumus, bieži dod lielāku vērtību nekā sarežģītas, bet mazliet izmantojas funkcijas. Jaunā meklēšanas josla Office tīmekļa lietotnēs ir solis šajā virzienā: funkcionalitāte, kas ir intuitīva, ātra un labi integrēta ar Microsoft ekosistēmu.